Avez-vous le contrôle de vos données Microsoft 365 ?
Beaucoup pensent à tort que Microsoft assure pleinement la sauvegarde de leurs données. Cette fausse croyance peut entraîner des conséquences désastreuses.
En effet, bien que Microsoft prenne en charge l’infrastructure, la responsabilité de la sauvegarde de vos données vous incombe.
La confusion sur la responsabilité de la sauvegarde des données Office 365 découle souvent de la notion de géo-redondance. Cette stratégie vise à garantir la continuité des services en cas de défaillance matérielle ou d’incident sur l’infrastructure. Lorsqu’un tel événement survient, une infrastructure de secours entre en action de manière transparente pour l’utilisateur. Assurant ainsi une transition fluide et sans interruption du service.
En d’autres termes, même en cas de problème technique, les utilisateurs continuent à bénéficier d’un accès ininterrompu à leurs données et à leurs applications.
Sans mesure préalable, lors d’un incident affectant vos données, tel qu’une attaque malveillante ou une suppression accidentelle, il vous sera impossible de récupérer vos informations.
En l’absence de dispositifs de sauvegarde adéquats, chaque donnée perdue représente un risque pour votre entreprise, qu’il s’agisse de documents critiques, de communications essentielles ou de données stratégiques. Malheureusement, de tels événements surviennent bien plus fréquemment que ce que l’on pourrait imaginer.
La mise en place de mesures de sauvegarde robustes devient ainsi une nécessité incontournable pour assurer la sécurité et la continuité de vos opérations.
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Politique d’utilisation de Microsoft :
La position contractuelle de Microsoft concernant la responsabilité des backups est claire :
« Nous nous efforçons d’assurer la disponibilité continue des services. Toutefois, tous les services en ligne souffrent de perturbations et de pannes occasionnelles et Microsoft n’est en aucun cas responsable des perturbations ou des pertes éventuelles occasionnées. En cas de panne, il se peut que vous ne puissiez pas récupérer vos contenus ou les données que vous avez stockées. Nous vous recommandons d’effectuer des sauvegardes régulières du contenu et des données que vous stockez sur les services ou à l’aide des applications et services tiers. »
Source : Microsoft Services Agreement
Microsoft 365 subit souvent des attaques et des pertes de données
- 80 % des cyberattaques ciblent des applications Office
- 53 % des entreprises ont subi des pertes ou des altérations de leurs données dans des applications SaaS au cours des 12 derniers mois
- -25 % des entreprises sont capables de restaurer l’intégralité des données Microsoft 365 perdues à la suite d’un incident
Quatre bonnes raisons de sauvegarder Microsoft 365
Suppression accidentelle
Les outils natifs de corbeille et d’historique de versions offerts par Microsoft 365 limitent la protection des données. En effet, une simple restauration depuis une sauvegarde peut devenir problématique si la géo-redondance a définitivement supprimé les données ou si la période de rétention est dépassée.
La suppression dans Microsoft 365 peut être :
- Réversible, comme le vidage du dossier éléments supprimés
- Définitive, marquant la purge complète de l’objet de la base de données des boîtes aux lettres, le rendant ainsi irrécupérable.
Menaces de sécurité externes
Les logiciels malveillants, les virus et les ransomwares constituent une menace sérieuse pour les entreprises.
Ils mettant en péril leur réputation et la sécurité des données internes et clientèles. Ces menaces externes peuvent se dissimuler dans des e-mails et des pièces jointes.
Une sensibilisation des utilisateurs ne suffit pas toujours à les détecter, car les messages infectés peuvent sembler légitimes.
Les capacités limitées de sauvegarde et de restauration d’Exchange Online ne sont pas conçues pour contrer des attaques de grande envergure. En effectuant des sauvegardes régulières, vous pouvez garantir l’intégrité d’une copie distincte de vos données et leur restauration rapide en cas d’incident.
Menaces de sécurité internes
La sécurité des données va au-delà des attaques externes. En effet, les entreprises font également face à des menaces internes, plus fréquentes qu’on ne le pense.
Les collaborateurs, qu’ils agissent de manière intentionnelle ou non, représentent une source de risque. Avec la fluidité des accès aux fichiers et aux contacts, il est difficile de surveiller efficacement même ceux en qui l’on a une confiance absolue.
Microsoft ne peut pas différencier un utilisateur ordinaire d’un employé sur le départ, ce qui ouvre la porte à des risques de suppression de données cruciales pour l’entreprise.
De plus, certains utilisateurs peuvent involontairement aggraver les menaces en téléchargeant des fichiers infectés ou en divulguant des informations sensibles.
Par exemple, un collaborateur pourrait délibérément falsifier des preuves en détruisant des e-mails ou des fichiers compromettants pour les soustraire à des services comme le juridique, ou les ressources humaines.
Obligation légales et exigences de conformité
Vous pourriez être confronté à la nécessité de récupérer des e-mails, des fichiers ou d’autres données dans le cadre d’une procédure juridique ou d’un ancien contrat.
Bien que Microsoft intègre certaines mesures de sécurité telles que la rétention et la conservation pour litige. Celles-ci ne constituent pas une solution de sauvegarde efficace pour éviter les problèmes juridiques potentiels.
Par exemple, si des e-mails ou des documents sont supprimés accidentellement avant la mise en place d’une conservation pour litige, une solution de sauvegarde vous permettra toujours de les restaurer. Vous répondrez ainsi à vos obligations légales.
Avec les obligations légales et les exigences de conformité variant d’un secteur d’activité et d’un pays à l’autre, il est déjà assez difficile de gérer les amendes, les sanctions et les litiges juridiques sans avoir à s’inquiéter de la récupération des données.
Pour aller plus loin dans la protection de la messagerie Microsoft 365
Pour renforcer la protection de vos données Microsoft 365, il est essentiel de considérer la sauvegarde hors site comme une étape supplémentaire cruciale. Bien que la sauvegarde sur site soit un
premier pas vers la protection de vos informations, elle peut ne pas être suffisante pour faire face à des événements majeurs tels que des catastrophes naturelles, des incidents de sécurité majeurs ou des pannes matérielles étendues.
La sauvegarde hors site consiste à stocker une copie de vos données dans un emplacement distant et sécurisé, offrant ainsi une protection supplémentaire contre les risques de perte de données.
En intégrant la sauvegarde hors site à votre stratégie de sauvegarde, vous renforcez la résilience de votre entreprise face à divers scénarios de perte de données. Cette mesure s’inscrit dans une démarche plus large de plan de reprise d’activité (PRA), visant à garantir la continuité des opérations même en cas de catastrophe. En cas d’incident majeur, disposer d’une sauvegarde hors site permet une restauration rapide et efficace de vos données, limitant ainsi les perturbations pour votre entreprise et assurant la protection de vos informations sensibles.
Nous vous conseillons également d’effectuer des tests de restauration réguliers afin de vous assurer que les mesures mises en place pour la restauration de vos données ne vous feront pas défaut en cas de besoin.
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